El proceso de digitalización de las empresas está avanzando a marchas forzadas este año 2025. En primer lugar, con la cuenta atrás para la factura electrónica obligatoria, que entrará en vigor en 2026, y, en segundo lugar, con el fichaje obligatorio que deberá realizarse por vía electrónica exclusivamente.
Ambas normativas buscan aumentar la transparencia, mejorar el control y garantizar derechos tanto a nivel fiscal como laboral, aunque también plantean ciertos retos de adaptación para los pequeños negocios.
Por lo tanto, es importante que todas las empresas y profesionales sepan cómo adaptarse a la nueva normativa para no incurrir en posibles sanciones.
Para ello, a lo largo de este artículo te vamos a explicar por separado qué es cada normativa, los objetivos que persigue y qué impacto tendrá tanto en autónomos como en pymes.
¡Vamos a ello!
La factura electrónica obligatoria: un paso hacia la digitalización fiscal
La factura electrónica es un documento digital con la misma validez legal que una factura en papel. Su obligatoriedad, progresivamente extendida a distintos sectores y tamaños de empresa, persigue varios objetivos:
- Reducir la morosidad entre empresas, al garantizar mayor trazabilidad en los pagos.
- Facilitar el control tributario por parte de la Agencia Tributaria, disminuyendo la economía sumergida.
- Simplificar procesos administrativos para pymes y autónomos, al centralizar la emisión, envío y almacenamiento de facturas en entornos digitales seguros.
El calendario de implantación varía en función del volumen de facturación, pero el mensaje es claro: adaptarse no es opcional.
Aunque la transición implica una inversión inicial en software o plataformas homologadas, a medio plazo se traduce en ahorro de costes, reducción de errores y más eficiencia en la gestión.
Mayor control horario con el fichaje obligatorio
Además de la factura electrónica obligatoria, desde 2019 todas las empresas en España están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados, incluyendo entradas, salidas, descansos y horas extraordinarias. Esta normativa responde a las siguientes necesidades:
- Garantizar los derechos de los trabajadores, evitando abusos en las horas extra no remuneradas.
- Aumentar el control por parte de la Inspección de Trabajo, reduciendo fraudes y conflictos laborales.
- Ofrecer mayor seguridad jurídica a las empresas frente a posibles reclamaciones.
El fichaje puede hacerse a través de sistemas biométricos, aplicaciones móviles, software de recursos humanos o incluso métodos manuales digitales, siempre que cumplan con la normativa de protección de datos.
¿Cuál es el impacto en autónomos y pymes?
Tanto la factura electrónica como el fichaje obligatorio generan un impacto directo en los autónomos y pymes:
- Costes de adaptación: inversión en software, formación del personal y actualización de procesos.
- Carga administrativa inicial: los cambios requieren tiempo y esfuerzo para implementar nuevos sistemas.
- Beneficios a medio plazo: mejora en la gestión documental, reducción de errores, cumplimiento normativo y mayor competitividad.
- Mayor control por parte de la Administración: menos margen para incumplimientos, pero también más seguridad jurídica.
Por lo tanto, los autónomos que trabajen con clientes empresariales deben prepararse para emitir todas sus facturas en formato electrónico, mientras que las pymes con empleados deben contar con un sistema fiable de control horario.
5 consejos para una transición exitosa
Adaptarse a estas normativas no tiene por qué ser un obstáculo si se planifica correctamente. Para ayudarte vamos a dejar, a continuación, 5 consejos tanto para autónomos como para pymes para garantizar una transición exitosa.
- Infórmate de los plazos y requisitos concretos de la factura electrónica obligatoria según tu volumen de facturación.
- Elige un software homologado y escalable, que pueda integrarse con otros sistemas de gestión como contabilidad o nóminas.
- Capacita a tus empleados para un uso correcto de las herramientas de fichaje.
- Aprovecha las ayudas y subvenciones públicas para la digitalización, como el programa Kit Digital.
- Adopta la digitalización como estrategia, no solo como obligación legal, para mejorar la competitividad en el mercado.
La llegada de ambas normativas supone un cambio de paradigma en la forma de trabajar de los autónomos y pymes en España. Aunque el proceso de adaptación exige inversión y esfuerzo, los beneficios en términos de eficiencia, transparencia y seguridad jurídica son indiscutibles.
